Inscripciones a conferencias y check-in con QR
Publicas el formulario de inscripción en tu propio sitio, quien se inscribe recibe un correo con su código QR, los voluntarios lo enfocan en la entrada y al terminar tienes los números. Cuatro momentos, una sola herramienta, dentro del WordPress que ya tienes.
Compones el evento y su formulario, y lo publicas donde quieras
Una conferencia se compone en una sola pantalla: título, descripción, imagen, lugar, fecha y hora de inicio y fin — también en varios días — y el programa de sesiones, cada una con ponente y sala. Luego el formulario se coloca en cualquier página del sitio con un shortcode: la gente se inscribe en tu dominio, con tu diseño.
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- Las preguntas las decides tú, con ocho tipos de campo: texto corto, texto largo, número, desplegable, elección única, elección múltiple, consentimiento y verificación de edad.
- Aparecen solo cuando hacen falta. Configuras “muestra este campo si…” y el formulario se queda corto para los demás. La regla vale también en el servidor: saltarse el formulario no sirve.
- Plazas máximas, con cierre automático al completo y la opción de mostrar las que quedan. Si dos personas se inscriben en el mismo instante sobre la última plaza, el recuento está protegido a nivel de base de datos: una entra, la otra lee “plazas agotadas”.
- Tres estados — borrador, publicada, archivada — y la duplicación para el año siguiente, que clona sesiones y formulario sin las inscripciones antiguas.
La entrada se envía sola
En cuanto la inscripción queda registrada sale el correo con el código QR personal, el resumen del evento y el programa de sesiones. El asunto y el texto los escribes tú, con marcadores para el nombre, el título, la fecha y el lugar.
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- El QR lo genera tu propio servidor, no un servicio externo: los datos de tus inscritos no viajan a ninguna parte, y sigue funcionando si ese servicio cierra algún día.
- Llega como imagen dentro del mensaje, no como adjunto que descargar: así se ve también en Gmail, que bloquea las imágenes incrustadas de otra forma.
- Bajo el QR está el código en texto: móvil sin batería o pantalla rota, en la puerta se lee ese.
Quien está en la puerta usa el móvil que lleva encima
El voluntario abre la página de check-in en móvil o tablet y se enciende la cámara trasera. Enfoca el QR y la respuesta llega enseguida, lo bastante grande para leerla con el brazo estirado. Ninguna app que instalar, ningún lector que comprar.
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- Tres resultados inconfundibles: check-in confirmado, ya registrado — con la hora de la primera entrada, para distinguir un escaneo repetido de un código pasado a otra persona — y código no válido.
- Los voluntarios de la puerta no tienen que ser administradores del sitio: a los encargados les das solo check-in e inscripción manual, y no ven nada más.
- El código también se puede teclear, leyendo del correo: la cola no se para porque una cámara se resista.
- ¿Se presenta alguien que no se había inscrito? Lo registras en el momento desde la inscripción manual, y si quieres le llega el correo con el QR.
- La cámara en el navegador requiere HTTPS: sin él queda el código manual. Un sitio que recoge inscripciones debería tenerlo igualmente.
Cuántos se inscribieron, cuántos vinieron
La diferencia entre las dos cosas es el dato que hace falta para organizar la próxima: cuántas sillas, cuánta comida, cuándo abrir las inscripciones y cuándo recordarlo.
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- Tasa de asistencia: cuántos de los confirmados se presentaron. Con el tiempo es el número que te dice cuántas inscripciones de más puedes aceptar.
- Inscripciones por día: el pico del anuncio, la calma del medio y el esprint final. De ahí sabes cuándo conviene enviar el recordatorio.
- Check-in por hora: dónde se forma la cola, es decir cuántos voluntarios hacen falta en la entrada y a qué hora.
- Una panorámica de todas las conferencias las compara entre sí, y la lista de inscritos se filtra y se exporta a CSV o Excel, campos personalizados incluidos.
Las capturas de esta página muestran datos de ejemplo: nombres, contactos, teléfonos y cifras son pura ficción, con fines ilustrativos. Cualquier parecido con personas reales es casual.
Tu próxima conferencia, de la inscripción a los números
Las conferencias están incluidas desde el plan Plus. La prueba gratuita de diez días es del plan Starter y no incluye las conferencias: para eso hace falta Plus.